Войти

Руководство пользователя электронной регистратуры MedElement

Руководства пользователей "Электронной клиники MedElement"

Общее описание

Программа для регистратуры клиникиОблачная система автоматизации MedElement - это профессиональная медицинская информационная система с полным набором функций для автоматизации работы всей клиники или ее отдельных подразделений. 
Подробнее о системе MedElement

Какие процессы в работе регистратуры автоматизирует система?
  • Регистрация пациентов: заведение и поиск медицинских карт.
  • Запись на прием: управление расписанием приемов в режиме онлайн.
  • Учет финансов и услуг.
  • Формирование отчетов.
  • Сбор маркетинговой информации: эффективность рекламных каналов, анкетирование пациентов.

Рекомендации по работе сервиса:
1. Для наиболее корректной работы рекомендуется использовать интернет-браузер Google Chrome.
2. При возникновении затруднений в работе, обращайтесь в службу поддержки пользователей: office@medelement.com

Как зайти в свой электронный кабинет


Авторизация на сайте

-       Зайдите на сайт www.medelement.com
-       Нажмите на кнопку «Войти» в правом верхнем углу, вы перейдете на страницу авторизации.
-       Введите адрес электронной почты и пароль, указанные при регистрации.

Авторизация на сайте
-       Вы авторизовались на сайте MedElement.
 
Если вы забыли пароль

-       Зайдите на сайт www.medelement.com
-       Нажмите на кнопку "Войти" в правом верхнем углу, вы перейдете на страницу авторизации.
-       Нажмите на кнопку "Забыли пароль?" в правом нижнем углу формы "Авторизация".
-       В открывшемся окне введите свой электронный адрес и вам будет отправлено письмо с указаниями по замене пароля.

Если система просит заменить старый пароль на новый, а вы забыли старый пароль, смотрите инструкцию здесь.
 
Вход в Электронный кабинет регистратора

-       После авторизации в системе вы будете перенаправлены на главную страницу проекта MedElement.
-       Для входа в свою электронную клинику нажмите на кнопку "Войти" в левом блоке "Электронная клиника".

Вход в электронный кабинет врача

-       Вы перейдете на страницу входа в кабинеты.
-       Нажмите на кнопку кабинета "Регистратура" в блоке "Кабинеты компаний".
-       Вы перейдете в свой электронный кабинет в клинике.

Контроль доступа к электронным кабинетам (открытие и закрытие смены специалиста)


Примечание. Ограничение доступа к кабинету (открытие/закрытие смены) не применяется при создании кабинета частнопрактикующего врача и действует только для кабинетов, созданных клиникой.


В системе MedElement действует функция блокировки доступа в электронные кабинеты специалистов, работающих в клинике, вне рабочего времени.
Для входа внутрь электронного кабинета необходимо сначала открыть смену специалиста в системе MedElement.

Пока смена не открыта, пользователь видит на странице своего кабинета надпись "Ваша смена была завершена".

Регистратор или другой специалист, ответственный за работу электронных кабинетов, при начале рабочей смены разрешает специалисту доступ в его электронный кабинет, а после завершения рабочей смены закрывает доступ.
 
Примечание. Вход в Панель администратора доступен только пользователям, имеющим соответствующие права от руководства клиники.
 
Чтобы открыть смену:

- Чтобы быстро открыть свою смену или смену специалиста клиники, зайдите в свой электронный кабинет.
- Если ваша смена в настоящий момент не открыта, то после нажатия на кнопку входа, вы попадете на страницу открытия смены. Нажмите на кнопку "Открыть смену".

Открытие смены - разрешение доступа к электронному кабинету специалиста в клинике

-       Если в текущий момент ваша смена открыта, то нажмите на кнопку "Настройки клиники" в меню "Быстрый доступ" справа.
Переход в Панель администратора электронной клиники

-       В новом окне откроется Панель администратора клиники.
-       Выберите папку "Смены" в левом поле Панели администратора, справа откроется список специалистов вашей клиники.

-       Чтобы разрешить доступ в электронный кабинет специалисту или группе специалистов в течение рабочего дня, нажмите на кнопку "Открыть смену" в строке нужного специалиста.

Контроль доступа к работе в МИС

-       Все открытые смены будут выделяться цветом и обозначаться значком "Текущая смена" с указанием времени ее открытия. Все открытые смены группируются над закрытыми.
Открытие / закрытие смены
-         После открытия смены вернитесь в окно электронного кабинета и нажмите на кнопку "Обновить".
Открытие доступа к электронному кабинету специалиста
-       Вы зайдете внутрь своего электронного кабинета.
-       Если открытая смена не была закрыта в течение текущего дня, то в 24:00 она будет автоматически закрыта.

Чтобы закрыть смену:
 
-      Чтобы закрыть смену специалиста, зайдите в свой электронный кабинет. 
-       Нажмите на кнопку "Настройки клиники" в меню "Быстрый доступ" справа.
Переход в Панель администратора электронной клиники
-       Вы перейдете в Панель администратора клиники.
-       Выберите папку "Смены" в левом поле Панели администратора, справа откроется список специалистов вашей клиники.

Контроль доступа к работе в МИС

-       Все открытые смены будут выделяться цветом и обозначаться значком "Текущая смена" с указанием времени ее открытия. Все открытые смены группируются над закрытыми.
Открытие / закрытие смены
-       Чтобы закрыть доступ по окончании рабочего дня, нажмите на кнопку "Закрыть смену" в строке нужного специалиста. После закрытия смены в строке будет видно время открытия и закрытия смены.

Закрытие доступа к электронному кабинету

-       Если открытая смена не была закрыта в течение текущего дня, то в 24:00 она будет автоматически закрыта.

Электронная регистратура. Общие функции


-    Все настройки кабинета регистратора (график работы, доступные функции, отчеты и формы для печати и пр.) осуществляет администратор работы в системе от клиники.
-       Так выглядит главная страница электронного кабинета.
 
АРМ Регистратура, электронная регистратура

-       Экран разделен на 3 части:

1.    Основное меню (слева): здесь вы выбираете, в каком разделе будете работать. Вы можете: 
-       В разделе "Новости" - просматривать важные сообщения по вашей клинике.
-       В разделе "Календарь" - осуществлять запись на прием к специалистам, регистрировать новых пациентов.
-       В разделе "Приемы, планы лечения" - просматривать все приемы, проведенные врачами клиники в системе (дата, врач, пациент), быстро находить и переходить в нужный прием. Также в данном разделе хранится весь архив планов лечения (активных и завершенных), которые проходили пациенты клиники.
-       В разделе "Пациенты" - видеть электронную базу пациентов клиники, быстро искать нужного пациента. После выбора пациента в разделе "Пациенты" вы можете записать пациента на прием или просмотреть основные данные в электронной медицинской карте.
-       В разделе "Отчеты" - создавать доступные для вашего кабинета отчеты.

2.    Рабочее поле (справа): здесь вносятся все данные, после выбора раздела в основном меню.

3.    Меню "Быстрый доступ" (слева снизу). Здесь вы можете:
- Нажав на кнопку "Руководство пользователя", быстро перейти в инструкцию по работе в электронном кабинете
- Нажав на кнопку "Настройки клиники", перейти в раздел администрирования электронной клиники (при наличии прав доступа от администратора системы).

Электронный календарь клиники. Общие функции


-       Электронный календарь - это основное рабочее поле регистратора клиники. Календарь представляет собой общее расписание приемов клиники. 

-       Просматривать электронный календарь могут врачи и регистраторы клиники. В своих электронных кабинетах врачи видят свои записи на прием сразу после внесения регистратором - в режиме онлайн (при наличии модулей автоматизации "Кабинет врача")

-       В электронном календаре вы можете:

-       В электронном календаре вы можете:
-  регистрировать новых пациентов ;
-  осуществлять запись пациента на прием;
-  просматривать записи выбранного специалиста клиники;
-  просматривать записи выбранного пациента;
-  просматривать напоминания о необходимости подтвердить прием;
-  добавлять услуги по приему при записи пациента и выписывать направления на оплату ;
-  добавлять источник информации о клинике при записи на прием ;
- создавать текстовые примечания к записи пациента на прием и выделять определенную запись цветовым маркером;
- видеть дни рождения пациентов.

-       Электронный календарь открывается при нажатии на папку "Календарь" в "Основном меню" в левом поле кабинета регистратора.

Электронное расписание приемов клиники

-       Режим отображения календаря:
  • Вы можете использовать удобный для вас режим отображения: день, неделя, месяц. 
  • Для выбора режима отображения нажмите на соответствующую кнопку в правом верхнем углу над календарем.
 
-       Редактирование записи: нажмите на нужную запись пациента в календаре (выделена цветом) и вы перейдете к окну записи для ее изменения.
 
-       Выход из календаря: нажмите на кнопку "Закрыть календарь" в правом верхнем углу, чтобы вернуться в кабинет.
 

Картотека пациентов (поиск, регистрация, медкарта пациента)


-       Картотека пациентов представляет собой электронную базу медицинских карт всех пациентов клиники.

-       Чтобы перейти в Картотеку, зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите раздел  "Пациенты".
-       Откроется Картотека пациентов клиники.

Электронная база пациентов клиники

-       Функции Картотеки пациентов:
  • поиск пациента в Картотеке;
  • просмотр электронной медицинской карты пациента;
  • просмотр истории посещений клиники пациентом;
  • регистрация нового пациента;
  • переход к ведению приема пациента.

Поиск пациента в Картотеке 
 
-       Чтобы найти пациента выберите папку "Пациенты" в "Основном меню" слева. 
-       Введите в поисковой строке фамилию нужного пациента.
-       Выберите пациента в предложенном списке.
-       После выбора пациента на экране откроется карточка пациента в системе. Здесь вы можете:
  • перейти в медицинскую карту пациента;
  • перейти к приему пациента;
  • просмотреть историю посещений клиники пациентом: даты приемов, ФИО и специальность врача (см. рис. ниже).
Карточка пациента в системе

-       Чтобы перейти к следующему пациенту нажмите на раздел "Пациенты" в "Основном меню" еще раз.


Просмотр медицинской карты пациента
 
-      Найдите нужного пациента в Картотеке (см. выше), нажмите на кнопку "Карта пациента". Вы перейдете в медицинскую карту пациента.



-       В электронной медицинской карте вы можете:
  • Кнопка "Архив приемов" - просмотреть архив приемов пациента (дата посещения клиники, врач).
  • Кнопка "Начать прием" - перейти к ведению приема пациента (внесению информации по приему).
  • Кнопка "Основная информация" - внести / просмотреть основную информацию по пациенту (паспортные данные, контакты, информацию о работе, группу крови и резус-фактор, пометку о прохождении обследования на ВИЧ и сифилис).
  • Кнопка "Контакты" - внести / просмотреть адрес, телефон пациента, указание житель города или села.
  • Кнопка "Информация о работе" - внести / просмотреть, где работает пациент.
  • Кнопка "Документы" - внести / просмотреть ИИН, номер документа, удостоверяющего личность, номер договора на оказание услуг.
  • Кнопка "Маркетинг" - внести / просмотреть источник информации, из которого пациент узнал о клинике, присвоить пациенту статус, указать % индивидуальной скидки на оказание услуг  (подробнее см. раздел "Маркетинговые функции").
  • Кнопка "Социальный анамнез" - внести / просмотреть информацию о семейном положении, составе семьи, социальном статусе и наличии льгот на обслуживание.
  • Кнопка "Исход предыдущих беременностей(для женщин) - внести / просмотреть информацию об исходах беременностей пациентки.
  • Кнопка "Страховой полис" - внести / просмотреть информацию о страховом полисе в графе "Страховой полис").
  • Кнопка "Примечание"  - просмотреть / добавить текстовое примечание / дополнение информации по данному пациенту в графе (просмотр и изменения примечания также доступны из раздела "Календарь"). Наличие примечания отображается как буква "П" рядом с именем пациента в электронной медкарте. При наведении курсора на индикатор появляется всплывающая подсказка с текстом примечания.
               
  • Кнопка "Анамнез жизни" - внести / просмотреть информацию по перенесенным заболеваниям и другим параметрам анамнеза жизни.
  • Кнопка "Информация о рождении. Врожденные пороки развития" - внести / просмотреть информацию по ВПР у пациента (при наличии).
  • Кнопка "История изменений карты пациента(при наличии прав доступа от администратора системы) - просмотреть, кто и когда вносил изменения в медкарту пациента.
 
 
-       Для внесения информации по пациенту, нажмите на нужную строку (контакты, страховка и др.) и внесите данные в открывшемся окне.
-       После внесения данных нажмите кнопку "Сохранить".
-       Вы можете распечатать обложку медицинской карты пациента после внесения данных.

-       Чтобы перейти к следующему пациенту нажмите на раздел "Пациенты" в "Основном меню" еще раз. 


Регистрация нового пациента
 
-       В "Основном меню" кабинета слева выберите раздел "Пациенты".
-       В рабочем поле справа откроется Картотека пациентов клиники.
-       Нажмите на кнопку "Добавить пациента" справа от поисковой строки.



- Откроется поле для внесения основных данных по пациенту.
Заполнение электронной медкарты пациента

-       Вы перейдете в карточку пациента в системе.
-       Здесь вы можете перейти в медицинскую карту пациента и внести подробную информацию (контакты, сведения о работе, страховка).
-       Чтобы перейти к следующему пациенту нажмите на раздел "Пациенты" в "Основном меню" еще раз.

-       Регистрация нового пациента доступна также из раздела "Календарь" - см. "Как зарегистрировать нового пациента из Календаря".

Просмотр записей на прием в календаре


-       Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь". Откроется расписание приемов клиники
 
Просмотр записей выбранного специалиста / специалистов

-       Слева от календаря в поисковой строке введите фамилию или специальность нужного специалиста.
-       Выберите нужного специалиста в предложенном списке, щелкнув по нему мышью.
-       На календаре отразится рабочее время и расписание приемов выбранного специалиста.
-       В поле календаря выходные дни и время обеда выбранного специалиста затемняются серым цветом, а рабочее время подсвечивается белым.
-       Вы можете выбрать одновременно до 7 специалистов и просмотреть их расписания приемов на одном календаре (выделяются разными цветами).  

Электронное расписание приемов клиники

Просмотр записей выбранного пациента

-       Введите фамилию пациента в поисковой строке над календарем.
-       Выберите нужного пациента в предложенном списке.
-       После выбора пациента нажмите на кнопку "Посещения".

Просмотр истории посещений пациентом клиники в МИС MedElement

-       На экране появится окно записей данного пациента.
-       Вы можете просмотреть всю историю записей пациента или его записи на текущий день.

Просмотр истории записей пациента


Просмотр подробной информации по записи на прием

       - Найдите нужную запись в Календаре и щелкните на нее.

Подробная информация о записи на приём

      - Откроется окно просмотра подробной информации.

Окно просмотра подробной информации по записи на прием

-      В этом окне вы можете просмотреть всю информацию по записи, а также внести различные изменения:
       - "Удалить"  - удалить данную запись (при наличии прав доступа).
       - "Карта пациента" - перейти в электронную медицинскую карту пациента.
       - "Примечание" - просмотреть или отредактировать примечание по пациенту
       - В строке даты / времени - изменить дату и время записи на прием.
       - В строке "Цвет в календаре" - назначить отметку цветом или изменить цвет отметки, сделанной ранее.
       - В окне "Примечание по приему" - создать или изменить примечание по данному приему.
       - "Открыть прием" - перейти к приему пациента (при наличии прав доступа).

Как зарегистрировать нового пациента


-       Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите раздел "Календарь".
-       Откроется электронное расписание приемов клиники.

-       Чтобы зарегистрировать нового пациента, нажмите на кнопку "Добавить пациента" над полем календаря.

Добавление нового пациента в МИС
-       Откроется таблица для добавления данных.
-       Внесите данные пациента вручную или воспользуйтесь функцией автодобавления данных.

-       Для быстрой регистрации введите ИНН пациента, а затем появившийся проверочный код безопасности. Нажмите на кнопку "Найти".

Добавление паспортных данных пациента путем считывания ИИН

-       Система запросит паспортные данные пациента в базе налогоплательщиков и автоматически добавит их в электронную карту.
-       В графе "Источник информации" вы можете указать источник, из которого пациент узнал о клинике (подробнее см. раздел "Маркетинговые функции").
-    В графе "Дополнительная информация о пациенте" вы можете добавить примечание или важную информацию по данному пациенту, которые сохранятся в его электронной медицинской карте и будут доступны для просмотра и изменения в Календаре (при выборе пациента) или в карте пациента (подробнее о создании примечаний см. в разделе "Создание примечаний по пациенту и к записи на прием").
-       Нажмите на кнопку "Сохранить".
 
Добавление нового пациента в базу пациентов при записи на прием

-       Пациент добавлен в базу пациентов клиники.


Примечание! В МИС "Электронная клиника MedElement" действует функция, позволяющая исключить дублирование медицинских карт пациентов в базе. 
Когда регистратор добавляет нового пациента из Календаря, система осуществляет проверку совпадений данных нового пациента с существующей базой пациентов.
При наличии совпадений регистратор видит специальный индикатор с указанием % совпадения данных (по фамилии, имени, отчеству, дате рождения, полу, ИИН).
Если добавляемый пациент уже существует в базе, регистратор может быстро перейти к его карте, нажав "выбрать".




 

-       После добавления пациента в верхнем поле над календарем появятся кнопки для дальнейшей работы с этим пациентом:

Работа с электронной базой пациентов клиники

-       Кнопка "Карта пациента" - при нажатии вы перейдете в электронную медицинскую карту пациента.
-       Кнопка "Посещения" - при нажатии вы можете просматривать историю обращений пациента в вашу клинику.
-       Кнопка "План лечения" - посмотреть план лечения пациента в вашей клинике для предварительной записи пациента к нужным специалистам.
-       Кнопка "Печать" - служит для распечатки бланков-направлений для данного пациента на прием и в кассу.
-       Стрелка возврата "Следующий пациент" - при нажатии вы можете перейти к регистрации, записи на прием, поиску нового пациента.
-       Ссылка "Примечание" - при нажатии вы можете просмотреть или изменить текстовое примечание по данному пациенту.


Заполнение медицинской карты


Внесение дополнительных данных пациента
(контакты, сведения о работе, источник информации о клинике)


-       В "Основном меню" кабинета регистратора выберите раздел "Календарь".
-       Добавьте нового пациента в базу.
-       Если пациент уже есть в базе, введите его фамилию в поисковой строке над полем календаря. Выберите пациента.
-       Нажмите на кнопку "Карта пациента". 

Заполнение электронной медицинской карты пациента
 
-       Вы перейдете в карточку пациента в системе.
-       Откроется поле для внесения данных:



-       В электронной медицинской карте вы можете:
  • Кнопка "Архив приемов" - просмотреть архив приемов пациента (дата посещения клиники, врач).
  • Кнопка "Начать прием" - перейти к ведению приема пациента (внесению информации по приему).
  • Кнопка "Основная информация" - внести / просмотреть основную информацию по пациенту (паспортные данные, контакты, информацию о работе, группу крови и резус-фактор, пометку о прохождении обследования на ВИЧ и сифилис).
  • Кнопка "Контакты" - внести / просмотреть адрес, телефон пациента, указание житель города или села.
  • Кнопка "Информация о работе" - внести / просмотреть, где работает пациент.
  • Кнопка "Документы" - внести / просмотреть ИИН, номер документа, удостоверяющего личность, номер договора на оказание услуг.
  • Кнопка "Маркетинг" - внести / просмотреть источник информации, из которого пациент узнал о клинике, присвоить пациенту статус, указать % индивидуальной скидки на оказание услуг  (подробнее см. раздел "Маркетинговые функции").
  • Кнопка "Социальный анамнез" - внести / просмотреть информацию о семейном положении, составе семьи, социальном статусе и наличии льгот на обслуживание.
  • Кнопка "Исход предыдущих беременностей(для женщин) - внести / просмотреть информацию об исходах беременностей пациентки.
  • Кнопка "Страховой полис" - внести / просмотреть информацию о страховом полисе в графе "Страховой полис").
  • Кнопка "Примечание"  - просмотреть / добавить текстовое примечание / дополнение информации по данному пациенту в графе (просмотр и изменения примечания также доступны из раздела "Календарь"). Наличие примечания отображается как буква "П" рядом с именем пациента в электронной медкарте. При наведении курсора на индикатор появляется всплывающая подсказка с текстом примечания.
               
  • Кнопка "Анамнез жизни" - внести / просмотреть информацию по перенесенным заболеваниям и другим параметрам анамнеза жизни.
  • Кнопка "Информация о рождении. Врожденные пороки развития" - внести / просмотреть информацию по ВПР у пациента (при наличии).
  • Кнопка "История изменений карты пациента(при наличии прав доступа от администратора системы) - просмотреть, кто и когда вносил изменения в медкарту пациента.
-       Для внесения информации по пациенту, нажмите на нужную строку (контакты, страховка и др.) и внесите данные в открывшемся окне.
-       После внесения данных нажмите кнопку "Сохранить".
-       Вы можете распечатать обложку медицинской карты пациента после внесения данных (см. также раздел "Печать медицинской карты").

-       Чтобы перейти к следующему пациенту нажмите на раздел "Пациенты" в "Основном меню" еще раз. 

-       Для распечатки обложки медицинской карты, нажмите на кнопку "Печать" в правом верхнем углу электронной карты пациента и выберите нужную форму для печати. 

Распечатка медицинской карты из МИС (ф. №025/у, №043/у и др.)

-       Примечание. При использовании веб-браузера Google Chrome, обратите внимание на следующий факт: форма распечатки открывается в новой вкладке. Если вы передумали печатать форму, то обязательно нажимайте на кнопку "Отмена" в левой верхней области формы распечатки перед тем, как закрыть вкладку. Закрытие вкладки без нажатия кнопки отмены может привести к ошибкам в работе браузера.

Отмена распечатки в Google Ghrome

Статус пациента (внутренние примечания к медкарте)


В системе MedElement есть опция задания статуса пациента. Вы можете создать список статусов в Панели администратора и присваивать статус нужному пациенту (например, VIP).

      - Чтобы присвоить статус пациенту, откройте электронную медицинскую карту пациента.
      - Выберите раздел "Маркетинг", откроется поле для внесения информации.
      - Выберите нужный статус и нажмите на кнопку "Сохранить".

Статусы пациентов в МИС MedElement

-       После сохранения статуса, врач при ведении приема пациента всегда будет видеть его статус рядом с ФИО.
Статус пациента при ведении приема в МИС MedElement


Печать медицинской карты


-       Зайдите в свой электронный кабинет.

Распечатка обложки медицинской карты 

-       В "Основном меню" слева выберите раздел "Календарь".
-       Введите имя нужного пациента в поисковой строке. 
-       Нажмите на кнопку "Печать" под именем пациента и выберите нужную форму для печати.

Распечатка медицинской карты пациента из МИС


Распечатка медицинской карты целиком

Примечание. При использовании веб-браузера Google Chrome, обратите внимание на следующий факт: форма распечатки открывается в новой вкладке. Если вы передумали печатать форму, то обязательно нажимайте на кнопку "Отмена" в левой верхней области формы распечатки перед тем, как закрыть вкладку. Закрытие вкладки без нажатия кнопки отмены может привести к ошибкам в работе браузера.

Отмена распечатки в Google Ghrome 

Как записать пациента на прием (запись, учет услуг)

 
Запись на прием

-       Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       Откроется электронное расписание приемов клиники.

-       Слева от календаря введите в поисковой строке фамилию или специальность нужного специалиста.
-       Выберите нужного специалиста, щелкнув по нему мышью.
-       В блоке "Выбранные специалисты" появится фамилия выбранного специалиста и его график работы.
-       На календаре вы увидите все записи специалиста на текущий период.
-       Серым цветом на календаре будет затемнено нерабочее время, а белым показаны его рабочие часы.

Электронное расписание приемов клиники


-       Над календарем в поисковой строке введите фамилию нужного пациента.
Поиск пациента в базе МИС


-       В сетке календаря выберите нужный день и зажмите курсор на строке нужного времени.

Запись пациента на прием в электронном расписании

-       Откроется Окно записи на прием.

Запись пациента на прием через электронный календарь

-       В окне записи на прием вы можете:

  • в графе "Время приема" - вручную установить время окончания приема (по умолчанию длительность приема составляет 30 минут);
  •  в графе "Врач" - выбрать врача, если до этого в календаре был выбран просмотр расписаний нескольких специалистов;
  • в графе "Кабинет" - выбрать профиль кабинета, если выбранный специалист принимает в кабинетах разных профилей (например, детский невропатолог и педиатр);
  • в графе "Вид обращения" - указать каким образом пациент обратился в клинику для записи на прием; в зависимости от вида обращения, запись на прием помечается в системе  как требующая или не требующая предварительного подтверждения (подробнее см. в разделе "Маркетинговые функции");
  • в графе "Кем направлен" - выбрать из какой медицинской организации был направлен пациент (настройка списка направляющих медицинских организаций осуществляется через Панель администратора);
  • в графе "Цвет в календаре" - выбрать цвет, чтобы сделать пометку на записи (при необходимости, не обязательный параметр). Если вы укажете цвет, то данная запись будет отражаться на календаре с отметкой выбранным цветом (для каждого цвета вы можете определить свое собственное значение. Например, что записи, помеченные желтым, имеют дополнительное текстовое примечание);
  • в графе "Оповестить"  - задать отправку оповещения о дате и времени записи на прием по электронной почте (если в контактных данных пациента указан e-mail). Для этого нажмите на кнопку  "По электронной почте";
  • в графе "Примечание по приему"  - добавить текстовое примечание к данной записи на прием (дополнительно рекомендуем также назначать цветовой маркер из графы "Цвет в календаре", чтобы сразу видеть в расписании записи, имеющие примечание).
  • Во вкладке "Услуги и оплата" - назначить услуги и медикаменты по данному приему (подробнее см. ниже "Назначение услуг по приему");

-       После ввода всех данных нажмите на кнопку "Сохранить" сразу, если вы не хотите назначать услуги, или после завершения назначения услуг.


Назначение услуг по приему
 
-       Данная функция нужна для ведения учета оказанных услуг и оформления оплаты за прием. При добавлении услуг по приему, эта информация автоматически сохраняется в системе и отсылается на кассу клиники (при наличии модуля автоматизации «Касса»).

-       Выберите вкладку "Услуги и оплата" в в верхней части Окна записи на прием.

Добавление услуг по приему при записи через электронный календарь

-       В открывшейся вкладке нажмите на кнопку "Добавить услуги" в правом верхнем углу.

Добавление услуг по приему при записи через электронный календарь

-      Откроется окно добавления услуг. Введите название услуги в поисковую строку и выберите нужную услугу из предложенного перечня.
 
Добавление услуг по приему в МИС

-       Вы также можете воспользоваться кнопками наиболее распространенных услуг для данного типа кабинета. 

Добавление услуг по приему в МИС

-       Введите количество по выбранной услуге и нажмите на кнопку "ОК". Информация будет занесена в базу данных регистратуры и отправлена на кассу (при наличии модуля автоматизации "Касса").
Учет услуг по приему в МИС

-       Для внесения нескольких услуг повторите указанные выше шаги.

-       После окончания ввода услуг, нажмите кнопку "Закрыть" в окне "Выбор услуг".
-       Затем нажмите кнопку "Сохранить" в окне "Запись на прием".
Учет услуг по приему в МИС
-       Вся информация по записи пациента внесена базу и отправлена на кассу (при наличии модуля автоматизации "Касса").

-       После записи на прием вы можете распечатать бланки-направления на прием и оплату.

Создание примечаний по пациенту и к записи на прием


Выделение записи на прием цветом (цветовой маркер)

-     Для удобства работы с расписанием приемов, вы можете отметить запись на прием определенным цветом (для каждого цвета вы можете определить свое собственное значение. Например, что записи, помеченные желтым, имеют дополнительное текстовое примечание). 

-      Вы можете добавить цветовой маркер как в момент записи пациента на прием, так и к записи, сделанной ранее.

-        Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       Выберите врача в блоке слева. На календаре появятся все записи врача.
-       Найдите нужную запись в открывшемся расписании приемов и нажмите на нее, либо начните создавать новую запись пациента.

Как отменить запись на прием

-       Откроется Окно просмотра / изменения записи на прием.

-       Чтобы добавить цветовой маркер к отметке о записи на прием, выберите нужный цвет в графе "Цвет в календаре" и кликните на него.
Цветная маркировка записи на прием
-         Маркер будет сохранен. Если никакие другие изменения не требуются, нажмите кнопку "Отмена".

-         Теперь в Календаре запись будет отмечена выбранным цветом. 

Выделение записи на прием цветовым маркером


Примечание к записи на прием

-        Вы можете занести дополнительную информацию, создавая запись на прием, в виде примечания для себя и других специалистов, кабинетов клиники.
-        Вы можете добавить примечание как в момент записи пациента на прием, так и к записи, сделанной ранее.

-        Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       Выберите врача в блоке слева. На календаре появятся все записи врача.
-       Найдите нужную запись в открывшемся расписании приемов и нажмите на нее, либо начните создавать новую запись пациента.

Как отменить запись на прием

-       Откроется Окно просмотра / изменения записи на прием.
 
-       В Окне записи на прием внесите текст примечания в поле "Примечание по приёму".
-       Чтобы сразу увидеть запись с примечанием в расписании приемов, отметьте ее также цветовым маркером (определите для себя цвет, который будет обозначать наличие примечания).

Создание примечания к записи пациента на прием в Календаре

Как создать примечание к записи на прием в Календаре

-        Нажмите на кнопку "Сохранить" после внесения текста примечания.

-        После создания примечания вы сможете быстро просмотреть или изменить его, кликнув нужную запись в Календаре.

Запись на прием с примечанием

Просмотр и редактирование примечания к записи на прием
 

Примечание по пациенту

-         Если вам необходимо зафиксировать важную дополнительную информацию по пациенту, вы можете добавить ее в виде примечания в электронную медицинскую карту пациента.

-        Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       В поисковой строке над полем Календаря введите фамилию пациента и выберите пациента, по которому вы хотите создать примечание.
-       Нажмите на ссылку "Примечание" под именем выбранного пациента.

Создание примечания в электронной медицинской карте пациента

-       Откроется окно для внесения примечания.

Добавление примечания в ЭМК пациента

-      После внесения текста примечания нажмите на кнопку "Сохранить". 

-      Чтобы внести изменения / просмотреть уже созданное примечание по пациенту, выберите нужного пациента в Календаре и нажмите на ссылку примечание.

Просмотр и изменение примечания в электронной медицинской карте пациента

-       Откроется Окно просмотра / изменения примечания. 

-        Просмотреть, добавить или изменить примечание по пациенту, вы также можете в Окне записи на прием.
-         Выберите нужную запись, а затем Окне записи на прием нажмите на кнопку "Примечание".
Просмотр, добавление, изменение примечания по пациенту

-          В новом окне откроется форма примечания. Вы можете добавить новое примечание или изменить имеющееся.

Изменение примечания по пациенту

-         Нажмите на кнопку "Сохранить".
-         Внесенные изменения буду сохранены. Если никакие другие изменения не требуются, нажмите кнопку "Отмена" в окне просмотра информации о записи на прием.

-         Создание или изменение примечания по пациенту доступно непосредственно в электронной медицинской карте пациента.

Примечание в электронной медицинской карте пациента

Отчет с примечаниями

В блоке отчетов в электронном кабинете специалиста можно просмотреть или распечатать отчет по приемам врачей, включающий в себя два типа примечаний - по пациенту и к записи на прием. 

-        Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Отчеты". 
-       Выберите строку "Отчеты по врачам", а затем отчет "Приемы врачей (Примечания)".

Отчет по приемам с примечаниями

Печатная форма отчета по приемам с примечаниями

Удаление / изменение записи на прием


Как изменить время / дату записи на прием

-       Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       Выберите врача в блоке слева. На календаре появятся все записи врача.
-       Найдите нужную запись в открывшемся расписании приемов и нажмите на нее.

Как отменить запись на прием

-       Откроется окно для внесения изменений.
-       Для изменения времени / даты записи вручную поменяйте установленное ранее время / дату на нужные.
-       Нажмите на кнопку "Сохранить".

Изменение времени / даты записи на прием

-       Запись будет автоматически перемещена в сетке календаря на измененное время/ дату.


Как удалить запись на прием
 
-       Зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите вкладку "Календарь".
-       Выберите врача в блоке слева. На календаре появятся все записи врача.
-       Найдите нужную запись в открывшемся расписании приемов и нажмите на нее.

Как отменить запись на прием

-       Откроется окно для внесения изменений.
-       Для удаления записи на прием нажмите на кнопку "Удалить".

Удаление записи на прием

-       Запись будет удалена из календаря.

Печать направлений на прием и оплату


-       Печать направлений на прием и оплату осуществляется из раздела "Календарь".

-       Введите в поисковой строке над календарем фамилию пациента и выберите нужного пациента из предложенного списка.
-       После выбора пациента нажмите справа от его фамилии на кнопку "Печать".

-       Для распечатки доступны два типа направлений:
  • по записи на прием, осуществленной в данных момент (к одному специалисту, в один кабинет);
  • по всем записям пациента за данный день (несколько специалистов, разные кабинеты; например, при одновременной записи на прием к врачу и на УЗИ).
 
-       Выберите тип направления, которое вы хотите распечатать.
-       Отправьте бланк на печать.

Печать бланка-направления из МИС

-       Примечание. При использовании веб-браузера Google Chrome, обратите внимание на следующий факт: форма распечатки открывается в новой вкладке. Если вы передумали печатать форму, то обязательно нажимайте на кнопку "Отмена" в левой верхней области формы распечатки перед тем, как закрыть вкладку. Закрытие вкладки без нажатия кнопки отмены может привести к ошибкам в работе браузера.

Отмена распечатки в Google Ghrome

Маркетинговые функции (источник информации о клинике, подтверждение записи на прием, уведомления для пациентов)


Источник информации о клинике
 
-       В системе MedElement реализована функция сбора информации по источникам, из которых клиент узнал о клинике (реклама, рекомендация, интернет). Сбор этой информации позволяет анализировать эффективность рекламных каналов.
-       Регистратура может указывать этот источник сразу при регистрации нового пациента или в любой другой момент непосредственно в карточке пациента в системе.
-       Настройка вариантов источников осуществляется сотрудником клиники, администрирующим систему.
 
Указание источника при регистрации нового пациента:

-       Начните регистрацию нового пациента.
-       В таблице внесения данных по пациенту, в графе «Источник информации о клинике» выберите источник.

Источник информации о клинике (анализ эффективности рекламных каналов)
Указание источника в карточке пациента:

-       Зайдите в карточку пациента в системе.
-       Нажмите на строку «Маркетинг» и укажите источник информации о клинике.

Источник информации о клинике (анализ эффективности рекламных каналов)


Подтверждение записи на прием
 
-       Функция подтверждения записи на прием предназначена для эффективного управления расписанием врачей (сокращение внеплановых "окон"), а также для поддержания обратной связи с пациентами (напоминание о времени приема).
 
-       При каждой записи на прием регистратор указывает вид обращения пациента (по телефону, через интернет и пр.). 

Вид обращения пациента при записи на прием
-       В системе установлено, какие виды обращений требуют предварительного подтверждения, а какие нет (виды обращений и необходимость подтверждения устанавливает администратор системы от клиники).
-       Если при записи указан вид, требующий подтверждения, информация об этом переносится в Журнал подтверждений.
-       В Журнале подтверждений фиксируются все приемы, по которым необходимо связаться с пациентом за 1 день до приема.
 
-       Чтобы перейти в Журнал подтверждений нажмите на кнопку «Подтвердить» над полем календаря справа.

Подтверждение записи на прием

-       Таким образом, регистратор может ежедневно просматривать свой Журнал подтверждений и заблаговременно связываться с пациентом.
 
-       Так выглядит журнал подтверждений:

Журнал записей на прием, требующих связаться с пациентом

-       При нажатии на кнопку "Подтверждено" запись о приеме будет удалена из Журнала подтверждений.
-       При нажатии на кнопку "Отказ" прием будет удален из расписания приемов клиники.
-       При нажатии на кнопку "Нет связи" запись о приеме останется в Журнале подтверждений. 


Уведомления о записи на прием для пациентов

Система MedElement поддерживает функцию отправки уведомлений пациентам. Вы можете отправить пациенту оповещение о дате и времени записи на прием по электронной почте (если в его контактных данных указан e-mail).

-       Для отправки уведомления, начните запись пациента на прием.
-       В окне записи на прием в графе "Оповестить" нажмите на кнопку  "По электронной почте".

Оповещение пациента по электронной почте о дате и времени записи на прием

Отчеты: формирование, просмотр, печать


Информационная система MedElement позволяет быстро формировать отчеты по работе специалистов и клинике в целом (при наличии прав доступа). Полный перечень отчетов вы можете посмотреть в своем электронном кабинете.

-       Чтобы перейти в в раздел отчетов, зайдите в свой электронный кабинет.
-       В "Основном меню" слева выберите папку  "Отчеты".

Автоматическое формирование отчетов в МИС

-       Справа в рабочем поле откроется перечень доступных отчетов.
-       Нажмите на нужную вам строку отчетов, а затем на кнопку конкретного отчета.

Автоматическое формирование отчетов в МИС MedElement

-      Откроется окна для внесения периода, за который вы хотите получить отчет. Выберите интересующий период из имеющихся кнопок или внесите его вручную. Нажмите на кнопку "Печать".

Автоматическое формирование отчетов в МИС

-     Если вы работаете в интернет-браузере Google Chrome, то откроется окно печати браузера. 
-     Если хотите просмотреть отчет и НЕ печатать его, нажмите на кнопку "Отмена". Отчет откроется в новом окне.

Отмена распечатки в Google Ghrome

-      Если вы хотите сразу распечатать отчет, нажмите на кнопку "Печать".

Распечатка отчета из МИС

-      Если вы используете веб-браузер Google Chrome возможны сбои при распечатке документов. Чтобы избежать сбоев, всегда нажимайте кнопку "Отмена" во вкладке печатной формы, если вы передумали печатать. Только после этого закрывайте вкладку и возвращайтесь в кабинет.

Исправление ошибок при ведении базы пациентов


Две электронные медицинские карты на одного пациента

Если на одного и того же пациента заведено две электронные медицинские карты, можно объединить их в одну с помощью функции "Слияние пациентов".

Примечание. Данная функция доступна только при наличии прав доступа от администратора клиники в системе. Для настройки доступа к функции обращайтесь в Службу поддержки пользователей office@medelement.com.

       - Чтобы объединить медицинские карты пациентов, зайдите в Картотеку пациентов клиники.
       - Нажмите на кнопку "Слияние пациентов"  над поисковой строкой.



      - Откроется поле для ввода информации.

Объединение медицинских карт пациентов в МИС
   
     - В верхней поисковой строке введите фамилию пациента, медкарта которого должна быть удалена / перенесена в другую медкарту.

     - В нижней поисковой строке выберите пациента, в медкарту которого будет перенесена информация пациента №1

     - Тщательно проверьте правильность выбора пациента №1 и №2, затем нажмите на кнопку "Выполнить".
     - Пациент №1 будет удален из Картотеки пациентов, а вся имеющаяся в его карте информация перенесена в медицинскую карту пациента №2.

Внимание! Слияние пациентов - необратимая функция. Будьте очень внимательны. 


История действий пользователей в системе


В соответствии с правилами ведения медицинской документации в электронном виде, в системе MedElement фиксируются и сохраняются все изменения электронных медицинских карт. 

Руководители клиник и другие сотрудники, имеющие право доступа, могут быстро просматривать историю действий сотрудников клиники в приеме пациента или его электронной медицинской карте: имя специалиста, время и тип изменения, какая информация была добавлена / удалена.

Функция просмотра журнала изменений добавляется как отдельные права доступа в Панели администратора клиники в системе (раздел "Профили", группа прав "Кабинет врача", права: "Разрешить просмотр истории изменения карточки пациента" и "Разрешить просмотр истории изменения приема" ).

Как посмотреть историю изменений медицинских записей

Журнал изменений по приему:

       - Зайдите в нужный прием.
       - В разделе "Информация о приеме", выберите строку "История изменений приема".
       - Откроется таблица со списком всех действий по данному приему.
       - При нажатии на значок "Подробно" вы можете просмотреть характер изменения детально.

Просмотр истории изменений в медицинской карте в МИС

Журнал изменений по пациенту:

      - Выберите нужного пациента в Базе пациентов и зайдите в его электронную медицинскую карту.
      - Откройте раздел "История изменений карты пациента".
      - Откроется таблица со списком всех действий по данному пациенту.
      - При нажатии на значок "Подробно" вы можете просмотреть характер изменения детально.

История изменений электронной медицинской карты пациента

Работа с Электронным кабинетом пациента (ЭКП)


Данный раздел описывает механизм взаимодействия "Электронной клиники MedElement" с веб-сервисом "Электронный кабинет пациента" (при наличии подключения клиники к сервису).

* Далее "Электронный кабинет пациента" указывается как ЭКП

Веб-сервис "Электронный кабинет пациента" предназначен для обмена медицинской информацией между клиникой и пациентом.

Доступные функции обмена информацией:
  • Запись на прием через ЭКП
  • Запрос информации по приему (данные осмотра, направления, назначения, рекомендации) через ЭКП

-       Управление настройками ЭКП осуществляется через Панель администратора в веб-сервисе "Каталог медицинских организаций Казахстана" – www.co.medelement.com
-       Обработка запросов из ЭКП осуществляется в аккаунте клиники в веб-сервисе «Электронная клиника MedElement» - www.doctor.medelement.com
-       Работа с одобрением / отклонением запросов производится через Журнал подтверждений  в разделе "Календарь".

Обработка запросов записи на прием через ЭКП

-       Зайдите в свой электронный кабинет ("Регистратура" или "Администратор ЭКП").
-       В "Основном меню" слева выберите раздел "Календарь".
-       Откроется электронное расписание приемов клиники.
-       Просмотр запросов записи на прием через ЭКП осуществляется в Журнале подтверждений. Здесь фиксируются все запросы, по которым необходимо связаться с пациентом.
 
-       Чтобы перейти в Журнал подтверждений нажмите на кнопку "Подтвердить" над полем Календаря справа.
-       Количество запросов к рассмотрению указывается в скобках на кнопке "Подтвердить".


Переход в Журнал подтверждений

 
-       Так выглядит Журнал подтверждений:

Журнал подтверждений

-       В Журнале подтверждений вы видите:
- желаемые дату и время записи на прием;
- ФИО пациента;
- контакты пациента;
- специалиста, к которому пациент хочет записаться на прием.

Порядок рассмотрения запросов записи на прием:

1. Определить свободно ли желаемое время в расписании выбранного специалиста через "Календарь MedElement" (при наличии подключения к сервису "Электронная клиника") или в вашей МИС.

2. Связаться с пациентом и подтвердить время записи либо предложить ему другое время.  

3. Внести запись в расписание специалиста через "Календарь MedElement" (при наличии подключения к сервису "Электронная клиника") или в вашей МИС.
 
4. Поставить статус заявки в Журнале подтверждений:

- Если пациент не подтверждает запись на прием, поставить статус "Отклонено". Нажать на кнопку "Сохранить".

Работа с Журналом подтверждений

- Если пациент подтверждает прием, проверить правильность указания даты и времени записи (при необходимости - изменить дату и время) и поставить статус "Одобрено". Нажать на кнопку "Сохранить".

Работа с Журналом подтверждений

-         После сохранения статуса запроса, он будет автоматически удален из Журнала подтверждений.

Обработка запросов медицинской информации по приему через ЭКП

-       Зайдите в свой электронный кабинет ("Регистратура" или "Администратор ЭКП").
-       В "Основном меню" слева выберите раздел "Календарь".
-       Откроется электронное расписание приемов клиники.
-       Просмотр запросов медицинской информации по приему через ЭКП осуществляется в Журнале подтверждений. Здесь фиксируются все запросы, по которым необходимо связаться с пациентом.
 
-       Чтобы перейти в Журнал подтверждений нажмите на кнопку "Подтвердить" над полем Календаря справа.
-       Количество запросов к рассмотрению указывается в скобках на кнопке "Подтвердить".

Переход в Журнал подтверждений

-       Так выглядит Журнал подтверждений:

Работа с Журналом подтверждений

-       В Журнале подтверждений вы видите:
- дату и время приема, на котором был пациент;
- ФИО пациента;
- контакты пациента;
- специалиста, которого посетил пациент;
- тип информации, которую запрашивает пациент (назначения, данные лабораторных исследований и пр.).

Порядок рассмотрения запроса медицинской информации по приему:

1. Связаться с пациентом и уточнить реальность запроса (точно ли этот пациент посещал клинику в указанное при запросе время).

2. Передать запрос с указанием типа запрашиваемой информации лечащему врачу пациента.    

3. Поставить статус заявки в Журнале подтверждений:

- Если лечащий врач не подтверждает выдачу информации по приему, поставить статус "Отклонено". Нажать на кнопку "Сохранить".

Работа с Журналом подтверждений

- Если лечащий врач подтверждает выдачу информации, поставить статус "Одобрено". Нажать на кнопку "Сохранить". 

Работа с Журналом подтверждений

-           Непосредственная передача медицинской информации по запросу в ЭКП регламентируется внутренним регламентом клиники. Информацию может выдавать сам врач или ответственный специалист.
-           Передача медицинской информации в ЭКП осуществляется через веб-сервис "Электронная клиника MedElement":
- врачу или ответственному специалисту необходимо открыть соответствующий запросу прием или создать его в "Электронной клинике MedElement";
- найти в приеме или внести в соответствующий раздел приема нужную информацию из другой МИС;
- нажать на кнопку "Отправить в электронный кабинет пациента".
 
Отправка медицинской информации в ЭКП
 

Отчетность по ЭКП
 
-           При подключении клиники к веб-сервису "Электронный кабинет пациента", в системе собирается отчетность по использованию сервиса по следующим показателям:
- количество подписанных аккаунтов;
- количество запросов на запись;
- количество запросов на получение информации (статус);
- количество запросов на получение информации (тип запроса).

-          Для просмотра отчета зайдите в раздел "Отчеты" в своем электронном кабинете специалиста клиники и выберите группу отчетов "Статистика", а затем отчет "Статистика по ЭКП". 
-          Подробнее по работе с отчетами читайте здесь

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ


- Я не могу зайти в свой кабинет. При входе я вижу надпись "Ваша смена была завершена".
- Необходимо чтобы администратор системы открыл смену для вашего кабинета - подробнее здесь.


- Я не могу зайти в свой кабинет. При входе я вижу надпись "Бесплатный доступ ограничен".
- Обратитесь к администратору системы в вашей клинике, возможно активация вашего кабинета была случайно отключена либо истек срок оплаченного подключения к сервису. При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки MedElement - office@medelement.com.


Система просит заменить старый пароль на новый, но я не помню старый пароль
- Инструкция по восстановлению пароля здесь


- При распечатке документов мой кабинет "зависает" и я не могу продолжать работу.
- Если вы используете веб-браузер Google Chrome, возможны сбои при распечатке документов. Чтобы избежать сбоев, всегда нажимайте кнопку "Отмена" во вкладке печатной формы, если вы передумали печатать. Только после этого закрывайте вкладку и возвращайтесь в кабинет. 


- Что делать, если в системе создано две электронные медицинские карты на одного пациента?
- Система поддерживает функцию "слияния" электронных медицинских карт пациентов, с переносом всей информации из одной карты в другую. Подробнее читайте здесь


На главную Меню
Наверх