Сокращение "бумажной работы" врача при помощи автоматизации основных процессов работы с медицинской документацией

Журнал "Руководитель медицинской организации"
июнь 2014

Статья "Сокращение бумажной работы врача"
 С. В. Осадчая, шеф-редактор проекта MedElement

Около 70% рабочего времени врача-терапевта тратится на заполнение различной документации. За огромным количеством бумаг врачи все чаще перестают «видеть» пациента.
 
 
В Казахстане  в сфере информатизации медицины появляются новые способы сокращения бумажной работы на примере «облачных» разработок, позволяющие  разгрузить медиков от бесконечного вороха документов.

Согласно недавним исследованиям, внесение различных данных в письменном виде занимает значительное количество рабочего времени у врача. При этом только на заполнение амбулаторных карт участковый врач-терапевт ежедневно тратит почти 3 часа (около 7 минут на одну карту).
В дополнение к обязательным формам, врачам приходится постоянно переписывать от руки одни и те же шаблонные шапки в документах или различные бланки. Безусловно, такой способ ведения документации является неэффективным расходованием времени медицинских специалистов.

Помимо проблемы затрат времени на заполнение документов, существуют трудности на этапе анализа и систематизации информации, внесенной вручную. Разрозненность данных значительно усложняет получение точной статистики для принятия тех или иных управленческих решений.
Оптимальный способ сокращения бумажной работы - установка информационной системы (системы автоматизации) с переводом документооборота в электронный вид.
 

Для казахстанской медицины информационные системы уже давно не являются новинкой и встречаются во многих частных, а иногда - и в государственных, медицинских организациях. До недавнего времени это были стандартные программы, устанавливаемые на компьютеры внутри учреждения (так называемые «десктопные решения»). Однако сегодня информационные технологии развиваются настолько стремительно, что десктопные решения уже устаревают, уступая место интернет-технологиям, а именно – «облачным» информационным системам.

В случае «облачного» решения вся работа с документами (включая регистрацию пациентов, ведение приема, сбор и анализ статистики, хранение информации) осуществляется непосредственно в сети Интернет в режиме онлайн.

Основные возможности «облачных» сервисов применительно к сокращению бумажной работы врачей наглядно демонстрирует современная казахстанская разработка – интернет-сервис «Электронная клиника MedElement». При подключении к сервису создается отдельный аккаунт специалиста или клиники (подобно тому, как создается аккаунт для электронной почты), доступ к которому защищен системой личных паролей.
Информационная интернет-система MedElement начала работать в 2013 году, и в настоящий момент различными сервисами системы пользуются несколько тысяч казахстанцев.

Существующие проблемы:

•  значительные временные затраты на первичное заведение медицинской карты, поиск нужной медкарты и ее перемещение между кабинетами специалистов;
•  риск потери медицинской карты пациента.

 
Решения MedElement - сервис «Электронная регистратура»:

•  быстрое добавление нового пациента при помощи индивидуального идентификационного номера (далее – ИИН);
• единая электронная медицинская карта пациента, доступная в режиме онлайн различным подразделениям клиники (при наличии соответствующих прав доступа);
• электронный календарь, объединяющий записи ко всем специалистам.

Как это работает:

1) Регистратор заводит электронную медицинскую карту пациента за несколько секунд. Достаточно ввести ИИН пациента или считать его сканером - и система автоматически создает медицинскую карту, в которой уже отображены основные данные пациента (фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол). При необходимости эта карта может быть распечатана в виде стандартной формы (ф. 025/у и прочие).

2) Запись пациента на прием к одному или нескольким специалистам осуществляется в общем электронном расписании клиники. Таким образом, после того как регистратор записывает пациента к специалисту, пометка о записи и доступ к электронной медицинской карте пациента автоматически активируются внутри электронного кабинета выбранного врача.
В ходе приема сам врач также может записать больного на прием к другим специалистам клиники, используя общее электронное расписание.  

3) Вся информация о пациенте сохраняется внутри системы, благодаря этому отсутствует риск потери данных – электронная карта доступна для распечатки в любой момент.
 
Показатели эффективности:
- время на регистрацию нового пациента и заведение медицинской карты  сокращается на 90%;
- время на перемещение карты между кабинетами специалистов сокращается  на 100%;
- риск полной потери информации по пациенту сокращается на 100%.

Существующие проблемы:

1. При отсутствии системы автоматизации в клинике врачи тратят много времени на заполнение медицинских карт, выписку назначений и направлений, а также формирование выписок из амбулаторных карт вручную.

2. При наличии неспециализированной системы автоматизации (адаптированные бухгалтерские программы и прочие):
- слабая реализация функций ведения пациента и сопутствующей документации;
- сложность работы в программе для врачей: неудобный или перегруженный интерфейс (быстрее сделать запись вручную).
 
Изучая программы для автоматизации медицины, представленные на казахстанском рынке, можно отметить, что большинство из них, хотя и позволяют внести упорядоченность в сбор и анализ медицинской информации, тем не менее, обладают значительными неудобствами непосредственно для врачей.
Дело в том, что информацию о приеме врачу зачастую приходится вносить в программу тоже «вручную», только теперь не ручкой на бумаге, а с помощью клавиатуры. Учитывая разный возраст казахстанских врачей и различную степень владения компьютером, зачастую набор информации на клавиатуре занимает не меньше, а то и больше, времени, чем заполнение бумажных форм.
 
Решения MedElement– сервис «Электронный кабинет врача»:

• внесение данных по приему в несколько кликов мышью;
• готовые шаблоны назначений и направлений;
• создание и распечатка рекомендаций для пациентов.

 
Как это работает:

1) В сервисе «Электронный кабинет врача» реализован принцип заполнения медицинской карты «в несколько кликов мышью». К примеру, для внесения данных объективного осмотра врачу нужно просто нажать соответствующие кнопки-контроллеры, а не набирать каждый раз информацию «с нуля». При этом врач имеет возможность вносить свои уточнения вручную.  

2)  При выставлении клинического диагноза врач может сразу присвоить ему код МКБ-10, что значительно упрощает ведение отчетности.

3) Для более быстрой выписки направлений и назначений в электронном кабинете врача внедрена система готовых шаблонов, что позволяет не дублировать одни и те же данные, а лишь корректировать информацию в зависимости от случая.
Например, после постановки диагноза врач может выбрать шаблон лечения и дополнительно указать нужную дозировку медикаментов, длительность лечения.

4) Врач может создавать в своем электронном кабинете шаблоны рекомендаций для пациентов, которые затем можно быстро распечатать и отдать пациенту.

5) Для создания выписки из амбулаторной карты достаточно просто выбрать нужные пункты в электронной карте пациента и распечатать.

6) Информация из электронной медицинской карты может быть распечатана в бумажном варианте в виде стандартных форм, утвержденных Министерством Здравоохранения Республики Казахстан.

Показатели эффективности:
- время на заполнение медицинской карты, выписку направлений, назначений и рекомендаций  сокращается на 30-70% благодаря системе готовых шаблонов;
- время на формирование выписок из амбулаторных карт  сокращается на 50%.

Существующие проблемы:

• большое количество форм, необходимых для заполнения;
• информация о пациенте разрознена (каждое подразделение осуществляет самостоятельный сбор и хранение информации), что затрудняет принятие клинических и управленческих решений.

Решения MedElement:

• сбор статистики и формирование отчетов непосредственно в «Электронном кабинете врача»;
• единая информационная база для электронных кабинетов всех врачей.

Как это работает:

1) Информация о пациенте собирается в электронном  кабинете врача в автоматическом режиме, поэтому доктору не нужно тратить время на заполнение необходимых форм вручную. Помимо этого врач может получать оперативный доступ к нужной информации о пациенте из любого места, где есть условия для выхода в Интернет, без необходимости обращения к бумажному архиву.
Значимость возможности удаленного доступа к информации трудно переоценить. По данным американского онлайн-сервиса для просмотра медицинских данных, ежегодно 200 тысяч человек умирают из-за того, что лечащий врач не смог вовремя получить нужные сведения из медицинской карты.

2) Руководство клиники может в любой момент быстро создавать отчеты по заданным параметрам, используя электронный архив информации по всем кабинетам специалистов. Например, сбор подробной информации по приему позволяет оценивать затраты на лечение, формировать статистическую отчетность и анализировать эффективность работы специалистов.

Существующая проблема: обязательная распечатка электронной документации для архива.

Несмотря на эффективность и успешность внедрения электронного документооборота во многих сферах, здравоохранение все еще продолжает оставаться консервативной в этом плане отраслью. И даже при наличии информационной системы, куда вносятся все данные, существующие стандарты предписывают лечебно-профилактическим организациям  дублировать информацию в бумажном виде. В результате время, сэкономленное на заполнение форм от руки, врачу приходится тратить на распечатку и подшивку документов в бумажном виде.

Ведение параллельного бумажного архива, по всей видимости, обусловлено следующими факторами:
- в настоящий момент в Казахстане только начинают разрабатывать стандарты и законодательную основу ведения медицинской документации в электронном виде, без дублирования в бумажном варианте;
- дублирование информации в бумажном виде является способом страховки от сбоев в работе системы и утери данных.

Новые технологии, в частности системы «облачного» хранения данных и работы непосредственно в Интернете, делают «бумажное дублирование» устаревшим.
 
Как это работает:

1) Работа в «облаке» позволяет полностью обезопасить организацию от утери данных. Электронные карты пациентов могут храниться как на сервере самой клиники, так и на сервере поставщика сервиса «Электронная клиника». В обоих случаях поставщик сервиса осуществляет регулярное резервное копирование информационной базы (периодичность устанавливается самим клиентом-пользователем). Сервер поставщика находится в специализированном дата-центре, где созданы условия для полной защиты от перебоев в подаче электроэнергии. Таким образом, даже при временном отсутствии электроэнергии или соединения с Интернетом на рабочем месте специалисты клиники могут получить доступ ко всей информации через мобильный Интернет, и с любого устройства (ноутбук, смартфон, планшет).
При внедрении медицинской информационной системы, как правило, должны заранее продумываться варианты резервного электроснабжения и подключения к Интернету при возникновении сбоев в основных системах, а также механизм временного ведения записей в бумажном виде на случай форс-мажорных обстоятельств.

2) Необходимость в распечатке информации уменьшается вследствие доступности электронной карты пациента в «облаке» из любой точки мира (при наличии соответствующих прав доступа).

Внедрение в клинике «облачной» системы автоматизации дает широкие возможности для сокращения времени работы с документацией.
 В своем электронном кабинете врач может хранить всю информацию о пациенте, включая прикрепление результатов инструментальных и лабораторных исследований в электронном виде (снимки и прочее).  При необходимости эта информация может быть в любой момент просмотрена другими специалистами, а также оперативно передана другим лечебным организациям. 

Важным преимуществом «облачных» систем является их доступность. Оплата подключения к сервису, как правило, осуществляется по принципу абонентской платы. За счет большого количества пользователей стоимость работы в системе значительно ниже стоимости использования стандартных программ (десктопных решений). Предоставление одного рабочего места в подобных интернет-сервисах может быть вообще бесплатным. Например, врачи частной практики могут создавать свой электронный кабинет в системе MedElement бесплатно, получая при этом полнофункциональную программу; единственным ограничением является фиксированный объем памяти (200 Мб) для прикрепления файлов и снимков. При подключении к сервису на основе абонентской платы такие ограничения отсутствуют.
 
Мировые тенденции в сфере информатизации здравоохранения, в том числе и в Казахстане, в будущем приведут к значительному сокращению бумажных форм в пользу электронных, как более универсальных для сбора, обработки и передачи информации. Основы стандартизации ведения электронных медицинских карт в Казахстане уже заложены в принятой в прошлом году «Концепции развития электронного здравоохранения Республики Казахстан на 2013-2020 годы», утвержденной приказом министра здравоохранения Республики Казахстан от 3 сентября 2013 года № 498. Согласно данной концепции внедрение электронных медицинских карт «даст возможность доступа к данным пациента с любой точки страны, без необходимости написания выписок и передачи медицинских бумажных карт другим участникам оказания медицинской помощи».

Если вы не являетесь медицинским специалистом:

• Занимаясь самолечением, вы можете нанести непоправимый вред своему здоровью.  
• Информация, размещенная на сайте MedElement и в мобильных приложениях "MedElement (МедЭлемент)", "Lekar Pro", "Dariger Pro", "Заболевания: справочник терапевта", не может и не должна заменять очную консультацию врача. Обязательно обращайтесь в медицинские учреждения при наличии каких-либо заболеваний или беспокоящих вас симптомов.  
• Выбор лекарственных средств и их дозировки, должен быть оговорен со специалистом. Только врач может назначить нужное лекарство и его дозировку с учетом заболевания и состояния организма больного.  
• Сайт MedElement и мобильные приложения "MedElement (МедЭлемент)", "Lekar Pro", "Dariger Pro", "Заболевания: справочник терапевта" являются исключительно информационно-справочными ресурсами. Информация, размещенная на данном сайте, не должна использоваться для самовольного изменения предписаний врача.  
• Редакция MedElement не несет ответственности за какой-либо ущерб здоровью или материальный ущерб, возникший в результате использования данного сайта.